¿Cómo aprovechar un War Room?

El concepto de War Room tiene su origen en las actividades militares y es un modelo de trabajo que tiene la función de resolver y gestionar crisis de manera ágil. Con el paso del tiempo, la práctica se extendió a otros ambientes, ya que la dinámica de dedicar esfuerzos a una sola actividad es muy útil para resolver problemas y ayudar a los clientes. En el caso del marketing, esta táctica se utiliza de muchas maneras: para solucionar emergencias, cubrir algún evento o suceso, monitorear la conversación en SoMe, combatir algún problema de reputación, entre otras. Si bien este método de trabajo nació para sortear momentos críticos, no tiene que haber uno para aprovecharlo.

Un War Room a la KTBO 

Como ya lo mencionamos, este modelo ha sido adoptado por varias industrias, sin embargo cada una le da el enfoque que necesita. Por ejemplo, en KTBO utilizamos este sistema de una manera más proactiva y no tan reactiva, respondiendo a una necesidad más digital. Si bien hay que resolver de forma ágil y en tiempo real, antes de eso planificamos y prevemos el trabajo. 

Cuando utilizamos un War Room nuestra intención es ayudar a las marcas a destacar entre las otras. Para eso concentramos un equipo multidisciplinario con diseñadores, content managers, community managers, planners, creativos, business managers y otros especialistas enfocados en que las marcas tengan una presencia poderosa y que el suceso, campaña, lanzamiento o evento tengo un verdadero aprovechamiento. No solamente es buscar que las marcas que se suban a alguna tendencia, sino encontrar un insight que nos permita catapultar la conversación alrededor de la marca. 

Para nosotros, la naturaleza proactiva de un War Room radica en salir a buscar la conversación y no esperar a que llegue por sí sola. Prestamos atención a todo lo que está sucediendo durante un evento para convertirlo en algo positivo para nuestros clientes.

Momentos ideales para adoptar un War Room

Creo que nuestra intuición nos dice que los eventos deportivos como el Mundial, el Super Bowl o las Olimpiadas son ideales para explorar este modelo de trabajo, sin embargo debemos estar conscientes que tiene un potencial enorme que puede aprovecharse en otras circunstancias.

Por ejemplo, alguna campaña de lanzamiento, un festival de música, alguna ejecución en diversos países o una cobertura. El punto es que sea un evento de grandes dimensiones que mueva mucho a la gente para tener más material.

Cosas que debes considerar antes de implementar un War Room

Ya sabemos que este modelo de trabajo es muy útil, sin embargo, como en todo, hay que ser cuidadosos y planificarlo. Para esto te compartimos algunos puntos que puedes tomar en cuenta:

• Debes tener un equipo robusto

Es necesario conformar un equipo de trabajo con disponibilidad para solventar las demandas del evento y del cliente.

• No olvides las herramientas

Es importante contar con plataformas de análisis de datos para conocer a profundidad lo que pasa alrededor del evento y tomar mejores decisiones.

• Establece un proceso eficiente de comunicación

Hay que responder con rapidez, por lo tanto, la dinámica dentro del equipo tiene que ser veloz y certera, así como la comunicación con el cliente para que las validaciones sean más ágiles. 

• Construye un ambiente de confianza

Es natural que estos eventos generen algo de estrés, por lo que es necesario implementar horarios flexibles, trabajo por turnos y crear un espacio para que haya colaboración y confianza.